Quy trình lấy lệnh giao hàng
(Delivery Order - D/O)
Lệnh giao hàng – Delivery order (viết tắt là D/O) là chứng từ nhận hàng mà hãng tàu/ Forwarder cấp cho consignee để tiến hành nhận hàng sau khi có thông báo hàng đến. D/O có thể hiểu đơn giản đó là giấy chỉ thị cho người đang giữ hàng (giám sát kho hàng hoặc cảng biển) bàn giao lại hàng hóa cho người giữ lệnh giao hàng (consignee).
Các anh chị giao nhận hay nói vui với nhau là đi lấy lệnh hoặc lấy DO. Hiện nay DO đã chuyên qua hầu hết thành E-DO (Lệnh giao hàng điện tử) cũng thuận tiện hơn phần nào rồi, chỉ cần ở công ty gửi email theo hướng dẫn riêng của từng hảng tàu là có thể lấy được lệnh giao hàng. Chỉ có một số trường hợp lấy lệnh bằng Bill gốc thì mới cần lên hảng tàu thôi.
Nhưng ở đây mình cũng chia sẽ cho các bạn cách lấy lệnh truyền thống để các bạn biết được như thế nào. Nhớ cái lúc khi mới vào nghề tập đi lấy lệnh thì rất lúng túng, bỡ ngỡ không biết xử lý ra sao. Không biết phải nộp cái nào? Cần giấy tờ gì khi đi lấy lệnh? Cần kiểm tra các thông tin gì trên lệnh giao hàng.
Các loại lệnh giao hàng D/O
- D/O forwarder: Lệnh giao hàng của đại lí vận chuyển đơn giản hiểu là đại lí vận chuyển ban hành lệnh này để yêu cầu người nắm giữ hàng phải đưa hàng cho người nhận (doanh nghiệp nhập khẩu). Tuy nhiên, đại lí vận chuyển không phải là người viết hóa đơn nên không thể chỉ dùng lệnh này để nhận hàng mà cần yêu cầu phải có những chứng từ kèm theo.
- D/O hãng tàu: Lệnh giao hàng của hãng tàu là lệnh hãng tàu cấp phát để yêu cầu người đang giữ hàng giao hàng cho người nào đó. Thường mối quan hệ sẽ là: Hãng tàu yêu cầu giao hàng cho đại lí vận chuyển và đại lí vận chuyển yêu cầu giao hàng cho họ. Khi đại lí vận chuyển nắm trong tay D/O mà hãng tàu cấp phát cho mình và giao lại cho doanh nghiệp nhập khẩu cùng với hóa đơn gốc của hãng tàu thì người nhập khẩu mới đủ điều kiện nhận hàng.
Quy trình lấy lệnh giao hàng - lấy D/O
- Sau khi nhận được B/L, giấy báo hàng đến từ hãng tàu và có được bộ chứng từ đầy đủ cùng giấy giới thiệu từ bên công ty khách hàng gửi sang thì đến hãng tàu hoặc một đại lý giao nhận - FWD (trong trường hợp lệnh nối) để lấy lệnh.
- Thông thường, bộ lệnh giao hàng có bốn bản do hãng tàu cung cấp để người nhận hàng làm giấy cược container, gia hạn, đối chiếu Manifest và in phiếu giao nhận container. Các thông tin trên lệnh giao hàng:
- Khi đi lấy lệnh giao hàng cần chuẩn bị:
- Đối với loại HÀNG GIAO THẲNG, giao nguyên container thì nhân viên giao nhận phải làm giấy mượn container bằng cách điền vào giấy cam kết mượn container theo mẫu sẵn của từng hãng tàu và đóng phí cược container theo quy định của mỗi hãng tàu (thông thường là 1.000.000VND). Số tiền này được hãng tàu hoàn trả lại nếu khi trả container về bãi, tình trạng container vẫn tốt như lúc mượn hoặc sẽ bị trừ bớt để hãng tàu sửa chữa container bị hư hỏng và trên lệnh giao hàng sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG”. Đồng thời, hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận ký tên vào 01 bản D/O và hãng tàu giữ lại bảng này để làm bằng chứng là bộ lệnh đã được giao cho người giao nhận. Nhân viên giao nhận còn phải đối chiếu B/L với các thông tin trong D/O để đảm bảo thông tin chính xác. Nếu phát hiện có sai sót, nhân viên giao nhận sẽ phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa và đóng dấu "CORRECT" vào chỗ đã sửa, nếu không sẽ dẫn đến rắc rối khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng.
- Đối với HÀNG RÚT RUỘT tại cảng thì trên D/O sẽ được đóng dấu “HÀNG RÚT RUỘT” và cũng được ghi rõ ngày hết hạn.
Liên quan:
